101条使事情变得有组织性的秘诀

101 Tips for Getting Organized

　　101条使事情变得有组织性的秘诀

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　　发布在生产效率篇

　　Many of these tips come from Smead, with a smattering of mine thrown in for good measure.

　　很多这样的技巧来自Smead，同时我额外增加了自己的零星技巧。

　　Get Started

　　准备开始

　　Generally, the most difficult step in getting organized is getting started.

　　一般来说，使一切变得有组织性最困难的一步是着手开始。

　　1.Analyze your situation or hire a professional organizer

　　分析你的处境或者聘用一个专业的组织者。

　　2. Research storage options

　　研究存储选项。

　　3. Choose organizing products you like

　　选择你喜欢的组织产品。

　　4. Consider daily activities

　　考虑日常活动。

　　5. Know why you want to get organized

　　了解自己为什么想变得有组织性。

　　6. Set long-term and short-term goals

　　制定长期和短期目标。

　　7. Develop a system for paper flow

　　开发一种方便文件有序执行的系统。

　　8. Keep your organizing simple

　　保持简单的组织。

　　9. Learn how to throw things away

　　学习怎样处理事情。

　　10. Plan ahead

　　事先计划。

　　Enhance Your Organization Skills

　　增强组织技巧

　　You need a consistent approach to organizing.

　　你需要一个连贯的方法进行组织。

　　11. Spend a few minutes each day organizing

　　每天花几分钟组织。

　　12. Write down “how to” instructions

　　写下“怎么做”的说明。

　　13. Create a comfortable environment to work in

　　创造一个舒适的工作环境。

　　14. Don’t throw too much away

　　不要丢掉太多的东西。

　　15. Organize gradually

　　循序渐进的组织。

　　16. Stay ahead of yourself

　　走在你自己的前面。

　　17. Admit to the mistakes you have made, learn from them

　　承认自己犯的错误并从中吸取教训。

　　18. Reduce clutter

　　减轻混乱。

　　19. Stop and think

　　停下来思考。

　　20. Remember, when organized, you work faster and more efficiently

　　记住，一旦组织好了，你的工作会变得更快更有效。

　　Use Filing to Your Advantage

　　使用对你有利的归档

　　Whether electronic files, paper documents or other objects, you need to know where to find them.

　　无论是电子文档、书面文件还是其他，你要知道到什么的地方可以找到它们。

　　21. Alphabetize items

　　按字母顺序排列项目。

　　22. Number things

　　对事情进行编号。

　　23. Date materials

　　登记材料日期。

　　24. Use different colors

　　采用不同的颜色。

　　25. Create a place for everything

　　为每一样东西找到放置的地方。

　　26. Put everything in its place

　　使每一样东西各就各位。

　　27. Sort items of importance

　　对各类项目按重要性进行分类。

　　28. Use color folders to keep track of papers

　　采用彩色的文件夹跟踪文件。

　　29. Create a filing system

　　创建一个文件归档系统。

　　30. Use hanging folders to organize folders off your desk

　　采用悬挂式文件夹，使它们远离你的桌子。

　　31. Use file tabs to locate hanging folders faster

　　采用文件标签，更快地查找到悬挂式文件夹。

　　32. Keep loose notes in a notebook

　　在笔记本里自由记录。

　　33. File away last years stuff in storage

　　归档去年材料。

　　34. Keep only the current year in your work area

　　工作区域仅保留今年材料。

　　35. Use organizing products to help

　　采用对你有帮助的组织产品。

　　36. Put your most important papers in the front of folders

　　把最重要的文件放在文件夹的前面。

　　Make Organizing Tools Work for You

　　使用组织工具为你工作

　　Having the right tool for the right job will make organizing easier.

　　为了更容易组织，使用合适的工具做正确的工作。

　　37. Make the most of the basics

　　发挥基本工具的作用。

　　38. Keep papers together with staples and paper clips

　　使用订书钉和纸夹把文件固定在一起。

　　39. Identify everything with labels

　　使用标签标明每一件事情。

　　40. Reduce clutter with a desk organizer

　　使用桌面组织器减轻混乱。

　　41. Use larger paper for notes, don’t tear small pieces that can get lost

　　记录时使用大张纸张而不要使用撕下来的小纸片，以免内容丢失。

　　42. Use a three-hole punch to gather loose notes in a binder

　　使用3孔打孔机装订散乱的笔记。

　　43. Create a phone log to track important calls

　　创建电话日志追踪重要电话。

　　44. Use a calendar

　　使用日历。

　　45. Use a personal organizer or PDA to stay on track

　　使用个人组织器或者PDA进行跟踪。

　　46. Consider new products that may work for you

　　考虑使用为你服务的新产品。

　　47. Add extra life to your folders, protect labels and tabs

　　拓展你的文件夹存储空间，保护好标签和标志。

　　48. Store files electronically

　　文件存储电子化。

　　49. Make organizing fun

　　感受组织的乐趣。

　　Manage Your Space

　　管理你的空间

　　It’s not the size of your space, it’s how you use it.

　　问题不在你的空间大小，而在于你如何使用这个空间。

　　50. Maximize space

　　空间最大化。

　　51. Customize your space using a system that works for you

　　使用一种对你有帮助的系统来定制你的空间。

　　52. Control your paper and don’t let it control you

　　控制你的文件，而不是让它们来控制你。

　　53. Write things down so you don’t forget

　　为了防止遗忘，记下各种事情。

　　54. Reduce, reuse, recycle

　　减少，再使用，循环。

　　55. Don’t be a pack rat

　　不要把什么都留着。

　　56. Break bad habits

　　改掉坏习惯。

　　57. Be willing to take a fresh approach

　　愿意尝试新方法。

　　58. If you haven’t used it in the last 6 months, get rid of it

　　如果你在最近6个月都没有用到它，就把它去掉吧。

　　59. Rearrange items to reduce clutter

　　重新安排各种事情，减轻混乱。

　　60. Create a space to call your own

　　为自省开辟一个空间。

　　61. Donate old materials to charity

　　把旧东西捐赠给慈善事业。

　　62. Do things right the first time

　　一开始就要做对事情。

　　63. Use shelf filing to save floor space

　　为节省地面空间，使用架子归档。

　　64. Limit storage to a confined area

　　把存储限制在一定的范围内。

　　65. It’s okay to create a few piles, temporarily

　　暂时弄来一堆东西是可以的。

　　66. Keep everything you need in sight

　　把你需要的一切放在看得见的地方。

　　67. Keep all of your information in the same place

　　把所有信息放在同一个地方。

　　68. Use containers to store documents or supplies

　　使用容器存放文件或者存放其他所提供的东西。

　　69. Don’t just set it down, put it in the correct place

　　不要仅停留在放下，要东西放在正确的地方。

　　Prioritize

　　优化排列

　　You have to know what needs to be done first and when.

　　你应该知道首先在什么时候做什么事情。

　　70. Categorize your work

　　工作分类

　　71. Prioritize your schedule

　　优化你的时间表。

　　72. Manage your time by completing the most important task first

　　通过首先完成最重要的任务来管理你的时间。

　　73. Prioritize your folders: Immediate, Current and Background

　　优化你的文件夹：立刻、当前、随后。

　　74. Concentrate on the big picture

　　全神贯注于大图。

　　75. Keep an inventory of organizing items most often used

　　保留最经常使用的组织事件详细目录。

　　76. Be concise

　　简洁明了。

　　77. Take advantage of “down time”

　　善于利用休息的时间。

　　Stay Organized

　　保持有组织的状态

　　Like any system, you have to maintain your productivity processes.

　　和其他系统一样，你需要保持生产效率进程。

　　78. Create a strategy

　　制定策略。

　　79. Review and adjust previously set goals

　　回顾并调整先前确立的目标。

　　80. Find what works for you

　　找到可以帮你的东西。

　　81. Don’t overwhelm yourself

　　不要压垮自己。

　　82. Take one project at a time

　　一次就接收一个项目。

　　83. Relax, don’t panic, organization is a process

　　放松，不要恐慌，组织是一个过程。

　　84. Don’t make excuses

　　不要找借口。

　　85. Use common sense

　　应用常识。

　　86. Reward yourself for being organized

　　如果一切组织妥当，奖励你自己。

　　87. Stay focused when organizing

　　进行组织时集中注意力。

　　88. Don’t give up

　　不要放弃。

　　89. Enjoy the benefits of being organized

　　如果一切组织妥当，尽情享受它带来的好处吧。

　　90. Dust when necessary

　　有必要时去除琐事。

　　Organize Your Workplace

　　组织你的工作场所

　　Make the system work, at work.

　　工作时，保持系统工作。

　　91. Develop an organizational system within your department or company

　　在你的部门或者公司，开发一个有组织的系统。

　　92. Select one person to assign tasks

　　选择一个人来分配任务。

　　93. Share tips on how to become a better organizer

　　分享怎样成为一个更好的组织者的秘诀。

　　94. Save time with better organization

　　运用更好的组织来节约时间。

　　95. Organize yourself before starting on others

　　组织他人之前先要组织好你自己。

　　Get Things Under Control at Home

　　家里井井有条

　　96. Make sure everyone is responsible for their own stuff

　　确保家庭成员对自己的物品负责任。

　　97. Create a centralized family message centre

　　创建一个集中式家庭信息中心。

　　98. Don’t “store” things on every flat surface; the table is for meals.

　　不要在每个平面上乱堆东西，要知道桌子是用来就餐的。

　　99. Co-ordinate errands with the parental taxi service.

　　使用父母出租车服务系统来协调跑腿事宜。

　　100. Regularly edit and purge possessions.

　　有规律的对家里的东西进行盘点。

　　101. Make it fun for everyone.

　　使每个人都感到愉快。

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